Dimence Group organiseert interne webinars om alle locaties te betrekken bij intern overleg

Veenman en Qconferencing hebben in een partnership samengewerkt aan een passende Lifesize oplossing voor Dimence Group. Dimence Group is een zorgorganisatie en begeeft zich midden in de specialistische GGZ zorg en beschikt over een groot aantal locaties verspreid door het hele land. Haar werknemers werken samen met overheden, politie, wijkteams, huisartsen en andere professionals. Zij overleggen wekelijks op vaste momenten en hebben ook crisisoverleg. Meetings waar belangrijke beslissingen genomen worden en het extra belangrijk is dat teams effectief samenwerken! Dimence Group heeft sinds kort Lifesize Cloud geadopteerd om video vergaderen vanuit de vergaderzalen mogelijk te maken.

Minder storingen en geen aparte licenties met Lifesize Cloud
Al een aantal jaar overleggen medewerkers van Dimence met elkaar per video. Systeembeheerder Nelson Tromp licht toe dat Lifesize Cloud grote voordelen heeft. ‘Eerst hadden we een Lifesize systeem on premise, maar dit had een aantal nadelen. Licenties moesten we elke keer apart inkopen om systemen met elkaar te verbinden. Het oude systeem was gevoelig voor storingen. Nu we vanuit de cloud bellen hebben we dat niet meer. De enige storing die we hebben is als de internetverbinding langzaam is. Men had het gevoel; als ik achter dat apparaat ga zitten werkt hij nooit. Nu, met Lifesize Cloud hebben we deze storingen niet meer zoals met het oude systeem. Er is meer betrouwbaarheid.’

Skype gebruiken we een-op-een en Lifesize voor de meeting room
Via Lifesize Cloud kunnen deelnemers eenvoudig vanaf een Skype for Business account inbellen. Omdat de werknemers van Dimence Group onderling al Skype for Business gebruikten was de overgang naar Lifesize Cloud niet zo moeilijk. ‘De leidinggevenden stuurden aan op het gebruik van videocommunicatie. En zij noemden de voordelen. Vooral de reistijd is een belangrijk voordeel. ‘ Eerst videobelden medewerkers elkaar een-op-een via Skype for Business. Nu teamvergaderingen per video vanuit de meeting room plaatsvinden zijn er nog meer voordelen. Een handige functionaliteit van de Lifesize Icon600 is bijvoorbeeld de automatische focus. ‘De spreker komt automatisch in beeld en dat scheelt ons weer het instellen van de camera.’

“De leidinggevenden stuurden aan op het gebruik van videocommunicatie.
En zij noemden de voordelen. Vooral de reistijd is een belangrijk voordeel.”
Nelson Tromp, Systeembeheerder Dimence Group

Reistijd met 4 uur verminderen door wekelijkse teamvergaderingen per video
‘Wij zijn heel groot geworden, Dimence Group in zijn geheel heeft bijna 90 locaties. Soms kun je bijna 2 uur reizen naar vergaderingen en die tijd verlies je. Als je vanaf een Lifesize systeem of vanaf je laptop met Skype for Business naar elkaar toe belt dan scheelt dat tijd, geld en productie-uren.’

Webinar voor grootschalige interne meeting – welke lessons learned?
Nelson heeft samen met zijn collega een intern webinar voorbereid en ondersteund om meer medewerkers betrokken te maken bij een fysieke bijeenkomst. ‘Het webinar ging goed. Het enige verbeterpuntje aan onze kant was de apparatuur. De microfoon hadden we dichter bij het gezicht moeten plaatsen, want je hebt meer last van omgevingsgeluid. Een microfoon in het publiek had ook geholpen. En belichting was een puntje. Maar dat zijn punten die niet aan de apparatuur liggen en waar wij van leren omdat dit de eerste keer was.’ Vooraf heeft Nelson alles goed getest en de verbinding was goed. ‘Er zijn best veel mensen die het streamen gevolgd hebben, ongeveer 65 kijkers van buitenaf. Het was een goede ervaring.’ En of zij dit vaker gaan doen? Er staan inmiddels weer 3 webinars gepland.

Wil je ook een intern webinar organiseren en/of wil je begeleiding bij de ondersteuning van een event met live videostreaming? Neem contact met ons op voor meer informatie!

 

 

 

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.