Hoe breng ik Microsoft Teams naar de vergaderruimtes?

Als je Microsoft Teams breed wilt uitrollen binnen je organisatie, dan ontkom je er niet aan om ook een goede oplossing te implementeren in de vergaderruimte. Immers met een groep naar een laptopscherm staren is geen werkbare oplossing en de speakers, camera en microfoon van je laptop zijn niet goed genoeg om een hele groep mensen goed in beeld te brengen en verstaanbaar te maken.

Dus dan maar op zoek naar een beter oplossing en professionele apparatuur. Welke oplossingen zijn er en waar moet ik mijn keuze op baseren?

Native Microsoft Teams room systems

Deze kits bestaan uit een NUC mini-computer, camera en een touchpanel met een geïntegreerde speaker en microfoon. Ieder onderdeel is er in verschillende varianten van de verschillende fabrikanten. Op de NUC draait een door Microsoft ontwikkelde client die het meedoen aan een Microsoft Teams vergadering erg eenvoudig maakt. Op dit systeem wordt ingelogd met een Microsoft Office365 account waaraan, naast een Teams licentie, een e-mailbox en een agenda gekoppeld is. Hierdoor worden de geplande meetings in deze ruimtes zichtbaar op het touchpanel. Deze oplossing zorgt voor het grootste gebruiksgemak vanuit de vergaderruimtes, echter er kan nu alleen maar van Microsoft Teams gebruik gemaakt worden en niet van andere collaboration platformen (zoals Zoom, Cisco Webex, BlueJeans, Lifesize Cloud etc).

Open SIP systeem met Teams gateway

Het is ook mogelijk om vanuit een traditioneel videoconferencing systeem (zoals Cisco, Polycom) dat het SIP protocol ondersteunt te bellen naar Microsoft Teams door gebruik te maken van een Teams Gateway dienst. Het voordeel is dat vanuit deze systemen ook gebeld kan worden naar andere platformen zoals Zoom en Cisco Webex. Het gebruiksgemak van deze systemen is goed, maar niet 100% specifiek voor Microsoft Teams gemaakt. Je verliest dus iets aan gebruiksgemak, maar krijgt er flexibiliteit en een open ecosysteem voor terug. Dit maakt het ook mogelijk om op reeds aanwezige videoconferencing systemen deel te nemen aan een Microsoft teams vergadering.

BYOD – USB

Een alternatieve oplossing is het gebruik van je eigen laptop als basis in de vergaderruimte en via USB een goede camera aan te sluiten en, indien niet geïntegreerd in de camera, ook een speakerphone. Het voordeel is dat het deelnemen aan de vergadering op de voor de gebruiker bekende manier gaat, door vanuit de eigen agenda op de hyperlink (Microsoft Teams icoon) te klikken of door vanuit de Microsoft Teams applicatie deel te nemen. Het nadeel is dat de opstarttijd voor de meeting vaak wat langer is, omdat de randapparatuur aangesloten moet worden en deze niet altijd direct automatisch herkend wordt door de laptop. Ook vinden sommige gebruikers het vervelend als de eigen laptop als centraal device in de vergadering gebruikt wordt, omdat zij deze nu niet meer zelf kunnen gebruiken voor het maken van notities of andere zaken… of omdat pop-ups van andere applicaties met voor de gebruiker bestemde berichten opeens zichtbaar kunnen worden voor iedereen.

Conclusie

Bij het Microsoft Teams ready maken van je vergaderruimte zijn er een aantal keuzes die de beste oplossing voor jullie bepalen:
– Heb ik al videoconferencing apparatuur in de vergaderruimte die ik wil hergebruiken?
– Is het van belang om naast Teams ook aan andere platformen te kunnen deelnemen (zoals Zoom en Cisco Webex) indien we daarvoor uitgenodigd worden?
– Wil ik een stand-alone oplossing in de vergaderruimte of dat mensen de eigen laptop als basis gebruiken?
– En voor het kiezen van de juiste onderdelen van je hadrware kit: hoe groot is de groep deelnemers maximaal en de maximale afstand van de camera tot de deelnemers?

In onze demoroom hebben we alle oplossingen opgesteld staan. Wil je ze eens testen of advies op maat krijgen? Neem dan contact met ons op.