Video meetings zorgen bij Rubitech voor intensiever samenwerken met buitenlandse collega’s

Interview met Anne de Vries, Informatietechnologie Specialist bij Rubitech, 15 mei 2017
Comment bij bovenstaande afbeelding: ‘Onze vergaderruimte is tien jaar geleden ingericht op videomeetings. Zo hebben we een speciale U-vormige tafel.’

Rubitech levert snel aan de markt
Rubitech levert aluminium spuitgietwerk onderdelen voor onder andere CV-ketels en andere apparaten waar gasdichtheid en bestendigheid tegen hoge temperaturen essentieel zijn. Het hoofdkantoor bevindt zich in Nederland, de productie in Maleisië en Roemenië. En de assemblage in Europa. Om een snelle levering aan de markt te garanderen is een goede afstemming met verschillende locaties van belang. Vandaar maakt Rubitech al tien jaar gebruik van videocommunicatie. Het oude systeem was aan vervanging toe en zij namen contact op met Qconferencing. Wij vragen Anne de Vries, Informatietechnologie Specialist bij Rubitech naar zijn ervaring met videocommunicatie in de afgelopen tien jaar.

Welke afwegingen speelden mee om een jaar geleden naar de Cloud te gaan?
“De afgelopen jaren maakten wij gebruik van een videoconferentie systeem door in te bellen naar IP-adressen. Meestal functioneerden dit goed, zolang de firewall instellingen up to date waren. Deze updates moesten handmatig ingesteld worden en als dit niet gedaan was dan kwam het videogesprek niet tot stand. Dat is het ergste wat kan gebeuren als je mensen hebt samengebracht…Dat het videogesprek niet kan doorgaan.”

In de loop der jaren werd videocommunicatie een vast onderdeel van de interne communicatie. Er was behoefte aan een videocommunicatie-oplossing die betrouwbaarder was, en waar geen handmatige instellingen meer nodig waren.

Was de stap naar de Cloud vanzelfsprekend?
“Ja, want we gebruiken ook een telefoon, een mobiel, een laptop en dit is dezelfde communicatie maar dan met video erbij. En we gebruiken al veel Cloud technologie, dus het past binnen onze werkwijze. En deze oplossing geeft waar voor je geld. We hebben eerst verschillende cloudoplossingen uitgeprobeerd. Eerst BlueJeans, daarna Vidyo en uiteindelijk kozen we voor Lifesize Cloud. In combinatie met de Lifesize Icon heeft het systeem de eenvoud waar we naar op zoeken waren. En het is betrouwbaarder omdat de software updates vanzelf gaan.”

Welke reactie ontvang je van gastdeelnemers en externe relaties? Vinden zij het bijvoorbeeld makkelijk/prettig om per videogesprek te overleggen?
“Met een Lifesize Cloud account kunnen we meer mensen uitnodigen dan met het oude systeem. Toen waren we beperkt tot drie deelnemers. Video gebruiken we steeds vaker om klanten te spreken, ook de eerste keer. Want we weten; dit werkt. Soms is het even onwenning. Helemaal als je elkaar niet kent en als je niet in de eigen taal spreekt, zoals het Engels. Maar het gaat vrij snel vanzelf. En als het beeld en geluid van goede kwaliteit zijn.”

Heb je een voorbeeld van een videogesprek waar video niet kon ontbreken?
“Ja, ik had een tijdje terug een gesprek met een collega uit Maleisië. Zij gaf feedback die erg belangrijk was voor het vervolg van het project. Ze sprak op een wat chagrijnige toon, maar in de gezichtsuitdrukking kon ik aflezen dat ze positief was. En in het verleden hoorde ik dingen pas later en nu weet je eerder wat er speelt.”

Wat hebben videomeetings opgeleverd?
“Het is een manier van communiceren. We gebruiken ook veel skype voor een-op-een gesprekken. Een kostenbesparing kan ik niet noemen, maar de samenwerking verloopt veel soepeler. En je hebt meer het idee dat je elkaar leert kennen. Ik heb jaren met iemand samengewerkt van wie ik niet wist hoe hij er uitziet. Pas na een bezoek in het buitenland leerden we elkaar kennen. Als er nu een nieuwe collega komt dan leren zij gelijk de collega’s in het buitenland kennen per video. En ze krijgen meteen een Skype account.”

Hoe heb je medewerkers actief gekregen om per video te communiceren? Zijn er vaste belmomenten? Hoe brengen jullie dit intern onder de aandacht?
“We hebben elke week en eens per twee weken vaste meetings per video. Het gebruik van video ging vanzelf. En het vorige systeem werkte soms niet, maar dit systeem werkt altijd. Dus gebruiken we nog meer video. Ook medewerkers krijgen allemaal een skype account en een aantal medewerkers beschikt over een Lifesize Cloud account. Dit gebruiken wij in combinatie met de Lifesize Icon in de meeting rooms. Het moet vooral simpel werken, met een klik op de knop. Die eenvoud heeft de Icon.

Welk advies zou je andere bedrijven meegeven als het gaat om videocommunicatie?
“Tip 1: Zorg dat het werkt (hij doet het niet, er is niks zo erg bij de eerste indruk)
Tip 2: Onderschat de meerwaarde face-to-face contact niet
Tip 3: Kies voor een videosysteem, zodat je niet tijdens de meeting achter een laptop hoeft te werken, want dit kan het samenwerken verstoren.
Tip 4: Zorg dat je meeting room er professioneel uit ziet.

Waarom heb je voor Qconferencing gekozen, welke afwegingen speelden mee?
“Tien jaar geleden hebben we voor het eerst een videocommunicatiesysteem aangeschaft en deze was aan vernieuwing toe. Mans Lejeune, accountmanager van Qconferencing, gaf mij de mogelijkheid om verschillende cloudoplossingen eerst uit te proberen. Dit was erg handig, zodat ik echt een product kon uitkiezen dat aan onze behoefte voldoet. Daarna is de Lifesize Icon in korte tijd geïnstalleerd. Daar zijn er erg tevreden over. En toevallig woonde de installateur ook dicht bij ons hoofdkantoor!’