Videoconferenties met Lifesize Cloud uitkomst voor SCRUM

Roxit is een softwareproducent en –leverancier en werkt voor een groot aantal Nederlandse overheidsinstellingen. Zij zijn specialisten in het ondersteunen van processen en informatiebeheer van de overheid.

Na de fusie verhoogde het aantal videoconferenties

Al vanaf de begintijd vergaderen en ontmoeten medewerkers van Roxit elkaar met videocommunicatie-apparatuur van Lifesize UVC, vanuit speciaal daarvoor ingerichte meeting rooms. Na een aantal jaar waren deze units aan vervanging toe en Office2013 werd vervangen door Office365 waar het systeem niet compatibel mee is. Jules Kremer, Network & Security Specialist, onderzocht vervolgens welk systeem past bij de behoefte van het bedrijf. ‘Voor de fusie met de twee bedrijven Greenvalley en Crotec belden medewerkers al veel per video. Roxit medewerkers introduceerden op die manier videoconferencing. Ook na de fusie bleef de behoefte om videoconferenties te houden en het aantal videocalls steeg zelfs!’

Skype for Business en Logitech werkten minder soepel

‘We wilden medewerkers die af en toe een dag van huis werken ook de mogelijkheid geven om aan een videoconferentie deel te nemen. En het ook mogelijk maken om buiten de conferentieruimte vanaf de eigen laptop een videogesprek te starten. We hebben van alles uitgeprobeerd en begonnen met Skype for Business, maar dit ging niet soepel. De verbinding haperde onder andere.’ vertelt Jules. Daarna hebben zij de Logitech Group uitgeprobeerd. Het schakelen van het beeld tussen verschillende mensen werkte niet naar wens. Net als het weergeven van content, tijdens een gesprek tussen twee of meer mensen. Vervolgens hebben zij WePresent aangeschaft voor draadloos presenteren.

Makkelijk content delen ook met Guest account

Roxit heeft vervolgens 10 Lifesize Cloud (online) meeting rooms aangeschaft. Collega’s loggen makkelijk en snel in als gast. De vergaderruimtes zijn ingericht met een laptop en Icon400 en Icon600 units. ‘Content delen gaat makkelijk met een Lifesize Guest Client. Een enkele keer belt een medewerker in vanaf een Skype account naar Lifesize Cloud. De kwaliteit van Lifesize Cloud en de Icons is beter en er zijn minder haperingen.’

Videobellen tussen SCRUM-teams

Roxit werkt met SCRUM en snelle terugkerende meetings van medewerkers over de 5 vestigingen vinden elke dag plaats. ‘We zijn net verhuisd naar onze nieuwe vestiging in Zoetermeer. Medewerkers van Green Valley en Roxit (nu samen Roxit Group) werken op deze vestiging samen. Dat zijn bijna 100 medewerkers. De bezetting van de videoconferentie ruimtes is elke werkdag ruim 75 procent. Dit zijn Icon400 units en geen Icon600 units, want we hebben eerst onderzocht of de kijkhoek voldoende is voor deze ruimtes en de kijkhoek van Icon400 bleek geschikt te zijn.’

Video de weg van de minste weerstand

De vraag op welke wijze medewerkers gemotiveerd werden om videosystemen te gebruiken lijkt voor Jules een volstrekt onnodige vraag. ‘Onze medewerkers maken graag gebruik van de systemen. Ze verzinnen soms meetings om te videobellen. De gemiddelde gespreksduur is 47 minuten en ter vergelijking is bij ons het gemiddelde telefoongesprek 5 minuten of zelfs korter.’ somt Jules uit zijn hoofd op. Daarmee ziet hij videocommunicatie niet als een vervanging van een telefoongesprek maar echt in plaats van een fysieke meeting. Ook worden er vaak sheets getoond, demonstraties gegeven en stand-up meetings georganiseerd. ‘Onze videomeetings duren gemiddeld niet langer dan 20 minuten met enkele langere meetings uitgezonderd.’

Lifesize Cloud betrouwbaar netwerk

Jules geeft als advies aan andere bedrijven; ‘laat je niet afschrikken door het bedrag van Lifesize Cloud diensten. Ja het bedrag is hoog. En als je maar 1 of 2 vestigingen hebt dan kan ik me voorstellen dat je verwacht de investering er niet uit te halen. Maar je hebt wel beschikking over veel functionaliteit. Ik heb nog geen storing gezien van de dienst Lifesize Cloud. Het scheelt echt veel reistijd en er wordt heel veel gebruik van gemaakt.’

Wil je meer lezen over Lifesize Cloud en je ervaringen of vragen aan ons voorleggen? Neem dan contact op met een van onze videospecialisten.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.