8 tips om je zakelijke videogesprekken goed te laten verlopen

Videobellen is niets nieuws en de kans is groot dat je al eens een zakelijk videogesprek hebt gehad. Voor de een was dit één keer en daarna nooit meer, maar er zijn ook genoeg succesvolle ervaringen van mensen die er heel enthousiast van worden. Door het coronavirus zijn bijna alle beroepsgroepen genoodzaakt om iets met videobellen te doen.

Maar hoe zorg je er nou voor dat jij bij die groep hoort die er ook enthousiast over is? Lees onderstaande acht tips en plan vanaf vandaag moeiteloos het ene na het andere gesprek via video.

Zorg dat je goed in beeld bent

Het wordt nogal eens onderschat hoe belangrijk het is om goed zichtbaar te zijn. Een onscherp videobeeld zorgt er bijvoorbeeld bij een psycholoog voor dat je de emoties van je cliënt niet kunt inschatten. Een fysiotherapeut kan de uitvoering van de oefeningen niet beoordelen. En voor een consultant is het belangrijk dat de cliënt vertrouwen heeft in hem of haar en kan nagaan of de complexe informatie goed overkomt. Onderschat ook de verlichting niet. Check van tevoren dat de zon of een lamp niet achter je rug is, maar juist aan de andere kant. Is het donker in de kamer? Pak er dan een extra lamp bij.

Draag rustige en representatieve kleding

Het is heel verleidelijk om wat later op te staan, misschien zelfs de douche even over te slaan en lekker loszittende kleding te dragen. Maar een videogesprek laat bij je gesprekspartners een indruk achter. Het zegt iets over jou, maar ook over de algehele werkrelatie. Zorg dat je gekleed bent zoals je dit ook doet bij een fysieke afspraak. Desnoods in driedelig pak, ook al zit je aan de keukentafel.

Een gestreept T-shirt is overigens ook een no-go. Dit maakt het beeld heel onrustig en leidt af. Kies voor een effen shirt, niet te fel gekleurd.

Vergeet de spullen op de achtergrond van het videobeeld niet

Een rustige achtergrond komt heel professioneel over. Liever is je bed – met een ongestreken berg wasgoed, en al het andere wat je liever privé houdt – niet zichtbaar voor je gesprekspartner. Er zijn steeds meer videoconferencing diensten die een virtual background functie hebben. Je kiest dan een afbeelding naar keuze en gebruikt deze als achtergrond. Soms is het zelfs mogelijk om een filmpje op de achtergrond te tonen van werkende mensen. Uit ervaring kunnen we zeggen dat dit meer invloed heeft dan je zou denken. Je kunt nog zakelijker overkomen. Het is trouwens ook heel leuk om bijvoorbeeld een achtergrond met ballonnen en slingers te kiezen als je een collega of gesprekspartner wilt feliciteren!

Gebruik een headset

Nu de kinderen ook thuis zijn is het onmogelijk om een rustig plekje op te zoeken in huis. Ze eisen met plezier een VIP-momentje op tijdens je videogesprek, waar je overigens geen verontschuldigingen meer voor hoeft te geven tijdens deze corona toestand.

En als het niet je kinderen zijn, dan is het misschien wel je lieve viervoeter die even zijn staart langs je neus strijkt of gaat blaffen door buitengeluiden. Voor dit soort onoverkomelijke herrie bestaat gelukkig een oplossing: headsets met filtering van achtergrondgeluiden! Als je er een hebt gebruikt zul je merken dat je veel optimaler het geluid ervaart en dat is de investering waard.

Bereid je videogesprek voor

Het klinkt zo vanzelfsprekend, maar als je verschillende applicaties gebruikt kan het gebeuren dat je laptop, smartphone of tablet niet de juiste camera of microfoon herkent. Bijvoorbeeld als je eerder geluid hebt afgespeeld vanaf een speaker. Naast de technische voorbereiding is het ook belangrijk om je gesprek voor te bereiden, net zoals je dit voor een fysieke ontmoeting zal doen. Wat is de agenda van het gesprek? Zeker tijdens een groepsgesprek per video is het belangrijk om vooraf een strakke agenda te maken en zo de aandacht van alle deelnemers vast te houden.

Plan videogesprekken met groepen en teams

Videodiensten beschikken over functionaliteit die essentieel is voor een goed videogesprek met een groep. Sommige videodiensten zorgen er bijvoorbeeld voor dat de spreker automatisch groot in beeld komt. En bij de start van een gesprek zijn bijvoorbeeld alle microfoons op voorhand al op ‘mute’ (uitgeschakeld). Ook kun je een videogesprek soms opnemen, zodat anderen het gesprek eenvoudig kunnen terugkijken. Deelnemers nodig je eenvoudig uit met een linkje naar de online vergaderruimte. De link kun je ook verzenden met een invite vanuit Outlook en Google Kalenders, zoals je gewend bent. En je kunt ook je beeldscherm delen tijdens een videogesprek, zodat je kunt presenteren alsof het een fysieke vergadering is.

Trainingen geven met videoconferencing diensten

Voor degene die heel enthousiast worden van videobellen – of misschien genoodzaakt zijn om online trainingen te geven, zoals docenten, sprekers en trainers – is een webinar ideaal. Dit is een groepsgesprek waar de ‘host’ ofwel eigenaar van het gesprek, meer functies heeft. Je kunt bijvoorbeeld de mond snoeren van je deelnemers, een mededeling verzenden (zonder ongewenste interactieve discussies), live streamen via Facebook, Youtube en andere kanalen en een poll uitzetten. Na het webinar beschik je over allerlei interessante data om je volgende webinar nog succesvoller te maken.

Houd rekening met de veiligheid van je videoverbinding

Afhankelijk van de privacygevoeligheid van de informatie die je gaat bespreken tijdens je videogesprek is het van belang om je videodienst te selecteren op basis van AVG- en ISO- certificering. AVG houdt in dat de organisatie volgens strikte regelgeving met je gegevens omgaat. Hoewel zij niet actief met je gegevens aan de slag gaan, is er wel een kans dat medewerkers toegang hebben tot het videogesprek. Dit kan fijn zijn als je ondersteuning nodig hebt bij een videogesprek, maar meestal wil je niet dat dit onnodig gedeeld wordt. Ook worden gegevens niet aan derden doorgegeven en heb jij exact toestemming gegeven voor de wijze waarop je gegevens worden opgeslagen en wat er met die gegevens gedaan wordt. Niet alleen is het belangrijk om een versleutelde en veilige videoverbinding te hebben, maar dus ook de discrete werkwijze van de organisatie.

Hopelijk helpen deze tips je op weg naar het eerste videogesprek. Het belangrijkste is om ‘gewoon’ te starten met videobellen. Heb je vragen naar aanleiding van dit artikel of wil je advies over zakelijke videocommunicatie ontvangen? Neem contact op met een van onze videospecialisten voor meer informatie.

Dit artikel is ook gepubliceerd op coronakrant.nl op 04-04-2019